Privacybeleid

Privacybeleid GBS Automotive

Bij GBS Automotive vinden wij het belangrijk dat uw persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden behandeld. In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij hiermee omgaan wanneer u onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze diensten.

  1. Inleiding

1.1 GBS Automotive hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens.

1.2 In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe wij daarmee omgaan en welke rechten u heeft.

1.3 Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die GBS Automotive verwerkt van bezoekers van de website, klanten, potentiële klanten, leveranciers en andere personen met wie wij contact hebben.

1.4 GBS Automotive verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving. Organisaties moeten persoonsgegevens zorgvuldig verwerken, duidelijk maken welke gegevens zij gebruiken en voor welk doel dat gebeurt.

  1. Wie verantwoordelijk is voor de verwerking

2.1 GBS Automotive is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2.2 Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u contact opnemen over uw persoonsgegevens, dan kunt u daarvoor contact opnemen met GBS Automotive via de op de website vermelde contactgegevens.

2.3 Op de website kunnen aanvullend bedrijfsgegevens staan, zoals vestigingsadres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer en btw-nummer.

  1. Welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken

3.1 GBS Automotive kan persoonsgegevens verwerken die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u contact met ons opneemt, een voertuig koopt, een voertuig wilt inruilen, een importopdracht geeft of een afspraak maakt voor onderhoud of reparatie.

3.2 Het kan daarbij onder meer gaan om de volgende gegevens:

  1. voor- en achternaam;
  2. adresgegevens;
  3. telefoonnummer;
  4. e-mailadres;
  5. bedrijfsnaam, indien van toepassing;
  6. kentekengegevens;
  7. voertuiggegevens, zoals merk, model, uitvoering, kilometerstand en onderhoudsinformatie;
  8. factuur- en betaalgegevens;
  9. gegevens die nodig zijn voor tenaamstelling, overschrijving of import;
  10. gegevens die u invult in formulieren, e-mails, chatberichten of berichten via sociale media;
  11. gegevens over afspraken in de werkplaats, onderhoud, diagnose of reparatie;
  12. overige persoonsgegevens die u actief verstrekt.

3.3 Daarnaast kan GBS Automotive technische en analytische gegevens verwerken wanneer u onze website bezoekt, zoals IP-adres, apparaatgegevens, browsergegevens, bezochte pagina’s en klikgedrag, voor zover dit is toegestaan volgens de geldende regels en cookie-instellingen.

3.4 Wij verwerken in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dat noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting of u deze gegevens zelf ongevraagd aan ons verstrekt in het kader van een specifieke aanvraag.

  1. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

4.1 Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u:

  1. contact met ons opneemt;
  2. een offerte aanvraagt;
  3. een voertuig koopt of verkoopt;
  4. een voertuig wilt inruilen;
  5. een importopdracht verstrekt;
  6. een afspraak maakt voor onderhoud of reparatie;
  7. onze website bezoekt;
  8. reageert via e-mail, telefoon, WhatsApp, sociale media of een contactformulier.

4.2 In sommige gevallen ontvangen wij ook gegevens via derden, bijvoorbeeld wanneer dit nodig is voor import, tenaamstelling, financiering, verzekering, transport, werkplaatsdiensten of de afhandeling van een koopovereenkomst. Persoonsgegevens mogen alleen aan andere partijen worden doorgegeven wanneer daar een geldige reden voor is en de AVG wordt nageleefd.

  1. Voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken

5.1 GBS Automotive verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden. Volgens de AVG moet een organisatie vooraf bepalen waarom persoonsgegevens worden verwerkt en daar een geldige grondslag voor hebben.

5.2 Wij kunnen uw persoonsgegevens onder meer verwerken voor de volgende doeleinden:

  1. het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
  2. het opstellen en versturen van offertes;
  3. het uitvoeren van koopovereenkomsten;
  4. het leveren of afleveren van voertuigen;
  5. het afhandelen van inruil;
  6. het uitvoeren van importopdrachten;
  7. het plannen en uitvoeren van onderhoud, reparatie, diagnose en overige werkplaatsdiensten;
  8. het opstellen van facturen en verwerken van betalingen;
  9. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  10. het verbeteren van onze dienstverlening;
  11. het beveiligen van onze systemen en website;
  12. het afhandelen van klachten, vragen of geschillen;
  13. het analyseren van websitegebruik en marketingprestaties, voor zover toegestaan.

  1. Op basis van welke grondslagen wij persoonsgegevens verwerken

6.1 De AVG bepaalt dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Er zijn meerdere mogelijke grondslagen, waaronder toestemming, uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

6.2 GBS Automotive verwerkt persoonsgegevens onder meer op basis van de volgende grondslagen:

  1. uitvoering van een overeenkomst: wanneer de verwerking nodig is om een koop, importopdracht, werkplaatsafspraak of andere overeenkomst met u uit te voeren;
  2. wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten verwerken op grond van fiscale, administratieve of andere wettelijke regels;
  3. gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor klantenservice, bedrijfsvoering, beveiliging, fraudepreventie of het verbeteren van onze website en dienstverlening;
  4. toestemming: wanneer dit vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde vormen van marketing of cookies.

6.3 Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming later weer intrekken. De AVG stelt daarbij eisen aan toestemming: die moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn.

  1. Verwerking bij verkoop van voertuigen

7.1 Wanneer u bij GBS Automotive een voertuig koopt, verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn voor de verkoop, aflevering, tenaamstelling, facturatie, communicatie en eventuele nazorg.

7.2 Daarbij kan het onder meer gaan om uw naam, contactgegevens, adresgegevens, betalingsgegevens en gegevens die nodig zijn voor registratie of overschrijving.

7.3 Deze verwerking is doorgaans noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen. De grondslag “uitvoering van een overeenkomst” moet passend zijn bij wat objectief nodig is om die overeenkomst uit te voeren.

  1. Verwerking bij inruil van voertuigen

8.1 Wanneer u een voertuig wilt inruilen, kunnen wij persoonsgegevens verwerken die nodig zijn om de inruil te beoordelen en af te handelen.

8.2 Het kan daarbij gaan om contactgegevens, kentekengegevens, voertuiggegevens, onderhoudsinformatie, kilometerstand en informatie over de technische en juridische status van het voertuig.

8.3 Deze gegevens worden gebruikt om een inruilvoorstel te doen, de overeenkomst uit te voeren en de administratieve afhandeling te verzorgen.

  1. Verwerking bij importopdrachten

9.1 Wanneer u GBS Automotive opdracht geeft om een voertuig te zoeken, aan te kopen, te importeren of de import te begeleiden, verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor die dienstverlening.

9.2 Dit kan onder meer gaan om uw contactgegevens, budgetindicatie, voertuigwensen, identiteits- of tenaamstellingsgegevens, communicatie over de opdracht en gegevens die nodig zijn voor transport, registratie of aflevering.

9.3 Bij import kunnen persoonsgegevens ook worden gedeeld met derden, zoals buitenlandse aanbieders, transporteurs, keuringsinstanties, registratiepartijen of andere dienstverleners, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht. Persoonsgegevens mogen alleen worden gedeeld wanneer daar een geldige reden voor is en passende waarborgen worden toegepast.

  1. Verwerking bij werkplaatsdiensten

10.1 Wanneer u een afspraak maakt voor onderhoud, reparatie, diagnose of andere werkplaatsdiensten, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren.

10.2 Het kan daarbij gaan om uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, kenteken, voertuiggegevens, onderhoudshistorie, afspraakgegevens en factuurgegevens.

10.3 Deze gegevens gebruiken wij onder meer voor planning, communicatie, uitvoering van de werkzaamheden, facturatie en service achteraf.

  1. Contactformulieren, e-mail, telefoon en berichten

11.1 Wanneer u contact opneemt met GBS Automotive via een contactformulier, e-mail, telefoon, WhatsApp of sociale media, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt om uw bericht te beantwoorden en uw aanvraag af te handelen.

11.2 Wij bewaren deze communicatie niet langer dan nodig is voor de afhandeling van uw vraag, tenzij de inhoud van de communicatie relevant is voor een overeenkomst, garantie, klacht of wettelijke administratie.

  1. Nieuwsbrieven en marketing

12.1 GBS Automotive kan persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over diensten, acties, aanbod of nieuws, voor zover dit is toegestaan op grond van de wet.

12.2 Wanneer toestemming nodig is voor marketingcommunicatie, vragen wij die toestemming vooraf.

12.3 U kunt zich altijd afmelden voor commerciële e-mails of andere vormen van marketingcommunicatie waarvoor afmelden mogelijk is.

12.4 Wanneer wij marketing baseren op toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. De AVG koppelt bepaalde rechten, zoals dataportabiliteit, juist aan verwerking op basis van toestemming of overeenkomst.

  1. Cookies en websitegebruik

13.1 GBS Automotive kan op de website cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website goed te laten functioneren, gebruik te analyseren en de website te verbeteren.

13.2 Voor zover wettelijk vereist, vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.

13.3 Via de website of cookiebanner kan aanvullende informatie worden gegeven over het gebruik van cookies, analytische tools en marketingcookies.

13.4 Technische en analytische gegevens over websitegebruik kunnen worden gebruikt om prestaties, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid van de website te verbeteren.

  1. Beveiliging van persoonsgegevens

14.1 GBS Automotive neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. De AVG verlangt dat organisaties persoonsgegevens passend beveiligen.

14.2 Wij beoordelen onze beveiligingsmaatregelen periodiek en passen deze waar nodig aan.

14.3 Alleen personen die toegang nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang tot persoonsgegevens.

  1. Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren

15.1 GBS Automotive bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Ook overheidsprivacyverklaringen en AVG-uitleg benadrukken dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig of wettelijk vereist.

15.2 De bewaartermijn kan verschillen per type gegevens en per doel van de verwerking.

15.3 In het algemeen geldt dat wij gegevens bewaren:

  1. zolang dat nodig is om uw vraag of aanvraag te behandelen;
  2. zolang dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst;
  3. zolang dat nodig is voor administratie, garantie, service en klachtenafhandeling;
  4. zolang dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten;
  5. zolang een gerechtvaardigd belang dat redelijkerwijs vereist, bijvoorbeeld bij geschillen of bewijsvoering.

  1. Met wie wij persoonsgegevens delen

16.1 GBS Automotive verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

16.2 Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, wettelijke verplichtingen of bedrijfsvoering. Organisaties mogen persoonsgegevens alleen doorgeven wanneer daar een geldige reden voor is.

16.3 Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om:

  1. boekhouder of administratiekantoor;
  2. hostingpartij of websitebeheerder;
  3. e-mail- of communicatiediensten;
  4. betaal- of facturatiediensten;
  5. RDW-gerelateerde of registratiediensten;
  6. transporteurs of logistieke partijen;
  7. leveranciers of werkplaatsgerelateerde dienstverleners;
  8. externe softwareleveranciers;
  9. juridische of adviserende partijen, indien noodzakelijk;
  10. overheidsinstanties wanneer dat wettelijk verplicht is.

16.4 Wanneer een derde namens GBS Automotive persoonsgegevens verwerkt, zorgen wij waar nodig voor passende afspraken over de bescherming van die gegevens.

  1. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

17.1 In beginsel verwerkt GBS Automotive persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte.

17.2 Indien persoonsgegevens toch buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of opgeslagen, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de geldende privacyregels en met passende waarborgen.

  1. Uw privacyrechten

18.1 Onder de AVG hebben betrokkenen verschillende privacyrechten. De Rijksoverheid en de Autoriteit Persoonsgegevens noemen onder meer het recht op informatie, inzage, correctie, verwijdering, bezwaar en in bepaalde gevallen dataportabiliteit.

18.2 U kunt, voor zover wettelijk van toepassing, een beroep doen op de volgende rechten:

  1. het recht op inzage in uw persoonsgegevens;
  2. het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens;
  3. het recht op aanvulling van onvolledige persoonsgegevens;
  4. het recht op verwijdering van persoonsgegevens;
  5. het recht op beperking van de verwerking;
  6. het recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
  7. het recht op overdraagbaarheid van gegevens, wanneer dat van toepassing is;
  8. het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

18.3 Niet ieder recht geldt in alle gevallen onbeperkt. Een verzoek kan bijvoorbeeld worden afgewezen wanneer een wettelijke bewaarplicht of een ander zwaarwegend belang zich daartegen verzet.

18.4 U kunt een verzoek over uw persoonsgegevens indienen via de contactgegevens van GBS Automotive. De overheid vermeldt dat op privacyverzoeken in beginsel binnen een redelijke wettelijke termijn moet worden gereageerd; in voorbeelden van overheidsprivacyverklaringen wordt vaak uiterlijk binnen 4 weken genoemd.

  1. Minderjarigen

19.1 GBS Automotive richt zich niet specifiek op het verzamelen van persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

19.2 Wanneer u ervan overtuigd bent dat wij zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, kunt u contact met ons opnemen zodat wij dit kunnen beoordelen en indien nodig passende maatregelen kunnen nemen.

  1. Klachten

20.1 Heeft u een klacht over de manier waarop GBS Automotive met uw persoonsgegevens omgaat, dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen kijken.

20.2 U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG geeft betrokkenen die mogelijkheid wanneer zij menen dat hun persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt.

  1. Wijzigingen in dit privacybeleid

21.1 GBS Automotive mag dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer wetgeving wijzigt, onze dienstverlening verandert of de website wordt aangepast.

21.2 De meest actuele versie van het privacybeleid wordt op de website gepubliceerd.

21.3 Wij raden u aan deze pagina regelmatig te bekijken.

  1. Contact

22.1 Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met GBS Automotive via de contactgegevens op de website.

22.2 Vermeld bij een privacyverzoek zo duidelijk mogelijk op welke persoonsgegevens of welk verzoek uw bericht betrekking heeft, zodat wij u sneller kunnen helpen.

Heeft u vragen over dit privacybeleid of wilt u een verzoek indienen over uw persoonsgegevens? Neem dan gerust contact op met GBS Automotive. Wij helpen u graag verder en geven u waar nodig een duidelijke toelichting.

Bekijk ook onze Algemene Leveringsvoorwaarden pagina.